業務フローを描く　という事で一番難しいのは業務の説明（仕事の定義）だと思います。

これが出来ないと、そもそもフローなんて描けません。

 

でも、「あなたの行っている仕事（業務）を説明してください。」と言われても結構困りますよね。

①作業としての仕事の説明

②その仕事を行っている意義・目的の説明

③その仕事に関連している部署・人の説明

④連絡、報告の順序やレポートラインの説明

などなど、結構色々な情報を説明する必要があります。

 

単純に「作業」を行っている人がこれら全てを正確に説明できる訳ではありませんし、上司が細かな作業をすべて把握しているとも思えません。

そこで、BPMNでは「ワークショップ」と言う考え方で、現場の方を一同に集めて情報の出し合いをします。

確かにこれは理想なのですが、中小企業になると現場の方（それも仕事に精通している人）を一定時間拘束するのは辛いです。

 

特に人件費削減の昨今、結構ギリギリの人員で業務をこなしているケースが多いので皆一緒に一定時間拘束するような方法は難しいでしょう。

 

そこで私の提案なのですが、まずは上記①②③④を別々のシートにして、各々仕事を行っている人に簡単で良いので書いてもらいます(BPMNとかを気にせず書いてもらいます）。

例えば、①であれば、「あなたの作業を1日分、箇条書きで良いので書いてください」と言う具合です。

 

これを色々な立場（と言っても部長以上は要らないと思いますが）の方に書いてもらいます。

最初はこれでも結構ハードルが高い場合がありますが「書くヒント」などをシートに記載するのが良いでしょう。

 

 

 

 

次回は、どうすれば書いてもらるか．．．です。