As-IsモデルとTo-Beモデル

 

業務フローを描くと業務分析・業務改善の元材料になります。

ここで注意があります。

業務フローには２種類あるのです。

（１）現在のありのままの姿を描いている業務フロー（BPMNレベル１ではこれを As-Isモデルと言います）

（２）あるべき姿を描いている業務フロー（To-Beモデルと言います）

 

当然の事ながら、

１）現状の正確な姿を記述して（As-Isモデル）
   ↓
２）フローを分析して
   ↓
３）改善点を洗い出し
   ↓
４）あるべき姿を記述する（To-Beモデル）

と言う流れになります。

 

最初から、「あるべき姿を記述する」と言うの無理な話です。

それは当然でしょ。と思われましたか？

当然なのですが、これが意外とそうならないのです。

 

 

業務フローを描く為の会議で上手く現状の洗い出しをするには

 

業務フローを描く為の会議（ワークショップ）を行うと色々な情報・意見が出ます。

 

最初は、「今の現状を出来るだけ正確に話してください」と言うのですが、途中で、

・何故、そんなやり方をしているのか？

・こうあるべきじゃないのか？

と言うような発言（意見）が（幹部管理職から）出て、

それに引っ張られて、今の現状では無く理想論的な話し合いになってしまう事があります。

 

そうなると、As-Isでは無く（分析過程を経ていないので）To-Beでも無い中途半端な業務フローが出来上がります。

これでは、その後の分析・改善点洗い出しが上手く出来ません。

 

これを防ぐのがプロジェクト・リーダーの役目の一つなのですが、

上手く防ぐには

①発言では、「非難」「批判」「個人攻撃」は絶対ダメ！　にする
②極力、現場の方に発言してもらう。管理職の方は、補足はOKですがメインでの発言は控える
③他部署からの話や、少し外れた話も否定しないで聞き取る

という事が大事です。

 

日本人は、「（上意下達的な）伝達」の為の会議は上手ですが、「議論」の為の会議は下手です。

また、組織の壁があったりもします。

 

そもそも、そのような「雰囲気」が業務効率を損ねている可能性もあるのです。

業務改善を行いたいのであれば、まず「正しい業務フロー(As-Isモデル)を描く」ところから始めましょう！