お客様の鍵となる企業を目指して

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 2020.10.13  2020.10.13 

No.39

業務分析-その5:
傍目八目(おかめ‐はちもく)

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囲碁の世界の言葉で 傍目八目(おかめ‐はちもく)という言葉があります。

 

これは、『他人の囲碁をそばで見ていると、対局者よりも冷静に手が読める』と言う意味から転じて、『第三者のほうが、物事の是非得失を当事者以上に判断できる』と言う意味です。

 

 

これは仕事に関しても言える事だと思っています。

特に、現場の方は一生懸命仕事をしています。

そうすると、ややもすると

「このやり方が正しい」「この方法しかない」と思いがちです。

業務改善を行う時に、この感覚が障害となります。

 

「何か現状の問題点はありますか?」と聞くと、

「別にないです」と言う答えが意外な程多く返ってきます。

別に業務改善をしたく無い訳では無く、本当に「このやり方が良い」と思っている場合が有ります。

これを打ち破らないと、業務改善なんて 夢のまた夢 です。

 

簡単な方法としては、関係者以外に見てもらう事です。

社内外どちらでも良いのですが、社外の場合は費用が掛かるケースが多いので、まずは社内で適当な人員を選別して、他部署の仕事を見てもらいます。

そうすると結構色々な疑問・質問が出てきます。

その疑問、質問に適切な変更が出来ない場合には、その業務に問題隠れています。

 

「何故この処理を行っているのですか?」と言う質問によくある返答は

「前任者が行っていたから」と言うのあります。

 

”無批判に業務を引き継いでいた” という事です。

当然最初は意味があった処理なのですが時間が経ち会社自体が変化しているにも拘らず、「仕事」だけが綿々と引き継がれていくという事が起こります。

 

こうなると、効率化や改善は二の次です。

意味もない管理表を出力する為にコロナ禍で出社 なんて言うのはコントです。

 

問題点の洗い出しは、極力客観的な意見が言える状況で行いましょう。

(プロジェクトメンバー選出の大切さは前回を見てください)

 

 

では、問題点を洗い出せたら次は何をしましょう。

 

 

 

次回は、業務分析-その6:「あるべき姿」なんてね... です。

 

 

田畑 幸男

株式会社スカイネット 代表取締役

日本アイ・ビー・エム株式会社のSEとして主に流通関連/医薬品関連 システム設計に従事し、その後1987年に有限会社 宙(そら)を設立。1994年に株式会社スカイネットを設立。